Términos y condiciones de uso del software ERP
El presente contrato regula el acceso y uso del sistema ERP denominado SHODU ERP (en adelante, «el Software»), propiedad de SHODU TECHNOLOGY SYSTEMS SL, con NIF B88928874 y domicilio social en Calle Planeta Urano 23 P3, 4B, 28983 Parla, Madrid, inscrita en el Registro Mercantil de Madrid (en adelante, «el Proveedor»).
El servicio se pone a disposición de las personas físicas o jurídicas que actúen en el marco de su actividad profesional o empresarial (en adelante, «el Cliente»).
1. Aceptación de los términos y perfil del cliente
Aceptación: Al registrarse, acceder o utilizar el Software, el Cliente acepta de forma expresa y sin reservas los presentes Términos y Condiciones.
B2B: Este software está diseñado exclusivamente para su uso empresarial y comercial. No es de aplicación la normativa de consumidores y usuarios.
2. Periodo de prueba gratuito (30 días naturales)
Duración: El Proveedor otorga al Cliente una licencia de prueba gratuita, no exclusiva y limitada, por un plazo de 30 días naturales desde la creación de la cuenta.
Sin compromiso: Durante este periodo, el Cliente podrá evaluar las funcionalidades de gestión comercial, fiscal y de recursos humanos sin coste alguno.
Finalización: Expirados los 30 días, el acceso al Software se suspenderá automáticamente salvo que el Cliente contrate un plan de pago.
Cancelación en prueba: Si el Cliente no contrata el servicio, el Proveedor eliminará los datos introducidos tras un plazo de 30 días desde el fin de la prueba.
3. Objeto del servicio y modalidad SaaS
El servicio se presta en modalidad SaaS (Software como Servicio) alojado en la nube. El Software incluye módulos de:
- Gestión comercial: facturación, presupuestos y control de clientes y proveedores.
- Gestión fiscal: estimación y preparación de modelos tributarios aplicables en España.
- Recursos humanos: control horario, gestión de nóminas, contratos y expedientes de empleados.
4. Responsabilidad fiscal y laboral del cliente
Herramienta de apoyo: El Software es una herramienta de gestión y cálculo, pero no sustituye el asesoramiento profesional de un gestor, asesor fiscal o laboral.
Veracidad de los datos: El Cliente es el único responsable de la veracidad, exactitud y legalidad de los datos comerciales, fiscales y laborales que introduzca.
Cumplimiento legal: El Cliente es responsable de asegurar que el uso del módulo de Recursos Humanos cumple con el Estatuto de los Trabajadores y los convenios colectivos aplicables, incluyendo el registro diario de jornada obligatorio en España.
Presentación de impuestos: El Proveedor no se hace responsable de las sanciones, recargos o inspecciones de la Agencia Tributaria (AEAT) o de la Inspección de Trabajo derivadas de errores en los datos introducidos por el Cliente.
5. Protección de datos de carácter personal (RGPD / LOPDGDD)
Dado que el ERP procesa datos altamente sensibles (nóminas, bajas médicas en RRHH, datos financieros), se establece lo siguiente:
- Roles: El Cliente actúa como Responsable del Tratamiento de los datos de sus empleados y clientes. El Proveedor actúa estrictamente como Encargado del Tratamiento (art. 28 RGPD).
- Contrato de encargado del tratamiento: El registro y aceptación de estos Términos y Condiciones implica la firma digital del contrato de encargado del tratamiento adjunto en el Anexo I de este documento.
- Ubicación de los datos: El Proveedor garantiza que los servidores de almacenamiento de datos están ubicados dentro del Espacio Económico Europeo (EEE) o en países con un nivel de protección equivalente homologado por la AEPD; en nuestro caso, en AWS (Europa) y almacenamiento documental por tenant en Amazon S3 (Europa).
- Medidas de seguridad: El Proveedor implementará las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad de los datos de recursos humanos y fiscales, evitando su alteración o acceso no autorizado.
6. Subencargados de tratamiento
| Subencargado | Función | Localización del servidor |
|---|---|---|
| IONOS | Cómputo (gestión) | Europa (EEE) |
| Amazon Web Services | Bases de datos gestionadas | Europa (EEE) |
| Amazon S3 | Almacenamiento documental | Europa (EEE) |
7. Tarifas, facturación y pago
Precios: Tras el periodo de prueba, las tarifas aplicables serán las del plan seleccionado, expresadas en euros (€).
Impuestos: Los precios publicados no incluyen el IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido), que se desglosará de forma obligatoria en la factura legal correspondiente.
Ciclo y suspensión: El cobro se realizará por adelantado. El impago temporal superior a 7 días tras el vencimiento facultará al Proveedor para suspender el acceso a la plataforma.
8. Formalización del contrato y cobro
Formalización mediante certificado digital: El Contrato se formalizará utilizando un certificado digital válido y vigente, emitido por una Autoridad de Certificación reconocida legalmente. Ambas Partes reconocen expresamente la total validez, autenticidad, integridad y fuerza vinculante de las firmas así estampadas, equiparándolas legalmente a la firma manuscrita. La fecha de entrada en vigor será la de la última firma registrada en el rastro digital del documento.
Plazo de formalización: El Cliente, si quiere continuar con el uso del Software, deberá firmar el presente Contrato mediante su certificado digital dentro de los treinta (30) días naturales posteriores a su fecha de registro en la plataforma del ERP.
Cobro: El cobro del servicio se realizará exclusivamente al vencimiento de los treinta (30) días de prueba, quedando condicionado a que el Contrato se encuentre debidamente formalizado y firmado por el Cliente dentro de dicho plazo.
Falta de formalización: Si transcurridos los treinta (30) días desde el registro el Contrato no ha sido firmado con el certificado digital del Cliente, no se realizará ningún cobro, pero el Proveedor procederá a la suspensión inmediata del acceso al Software y a sus funcionalidades y eliminará los datos introducidos tras un plazo de 30 días desde el fin de la prueba.
9. Propiedad intelectual y prohibición de fraude
Ley antifraude (Ley 11/2021): En cumplimiento de la normativa española, el Software está diseñado para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros de facturación. El Cliente se compromete a no utilizar sistemas que permitan ocultar o alterar facturas (sistemas de doble contabilidad).
10. Disponibilidad (SLA) y soporte técnico
Disponibilidad: El Proveedor garantiza una disponibilidad del servicio del 99,5 % anual, excluyendo paradas de mantenimiento programadas que se realizarán preferentemente en horarios de bajo impacto laboral.
Soporte: Se ofrecerá soporte técnico en castellano a través de correo electrónico, chat o teléfono con asistencia telemática, en horario de lunes a viernes de 09:00 a 18:00 (hora peninsular española), excepto festivos.
11. Duración, resolución y exportación de datos
Plazo: El contrato es de renovación tácita automática según la periodicidad contratada (mensual o anual).
Derecho de recuperación de datos: En caso de resolución del contrato (baja voluntaria o impago), el Proveedor bloqueará el acceso de edición, pero permitirá al Cliente un plazo de 30 días naturales para exportar sus datos históricos, fiscales y de recursos humanos en formatos estándar (CSV, Excel o PDF). Pasado ese plazo, se procederá al borrado seguro de la información.
12. Limitación de responsabilidad y fuerza mayor
Limitación de responsabilidad: Salvo en los casos de dolo o negligencia grave debidamente probados, la responsabilidad total y acumulada del Proveedor por cualquier daño, perjuicio, pérdida directa o indirecta, sanción o reclamación derivada del acceso, uso o imposibilidad de uso del Software, o de la prestación de los servicios contratados, quedará limitada como máximo al importe total efectivamente abonado por el Cliente al Proveedor durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho causante del daño.
En ningún caso el Proveedor será responsable de pérdidas de beneficios, lucros cesantes, pérdida de ingresos, interrupción de la actividad empresarial, pérdida de datos imputable a negligencia del Cliente, ni de cualquier daño indirecto, incidental, especial o consecuencial.
Exención por fuerza mayor y terceros: El Proveedor no será responsable por el incumplimiento o retraso en sus obligaciones operativas cuando estos sean consecuencia de acontecimientos imprevisibles, inevitables o fuera de su control razonable (fuerza mayor). A título enunciativo y no limitativo, se consideran causas de fuerza mayor: desastres naturales, actos de autoridad gubernamental, fallos generalizados en las redes de telecomunicaciones o suministros eléctricos, ataques cibernéticos o de denegación de servicio (DDoS) masivos no mitigables mediante las medidas de seguridad exigibles, e interrupciones del servicio imputables directamente a los proveedores de infraestructura de computación o almacenamiento en la nube (tales como AWS o IONOS).
13. Ley aplicable y fuero
Estos Términos y Condiciones se rigen por la legislación española. Al tratarse de una relación exclusivamente mercantil entre empresas (B2B), ambas partes renuncian expresamente a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles y se someten a los Juzgados y Tribunales de Madrid para resolver cualquier controversia.